Πώς να εφαρμόσετε αυτοματοποιημένη λογιστική αποθήκης για μείωση των λαθών

Αυτή η μυωπική προσέγγιση είναι συνηθισμένη, αλλά εύκολο να αποφευχθεί. Δεν είναι σπάνιο οι διευθυντές να αγοράζουν την τελευταία τεχνολογία αυτοματοποίησης χωρίς καν να έχουν εντοπίσει το σημείο όπου η αποθήκη πραγματικά «σπάει». Πρέπει να διαθέσετε χρόνο για να περπατήσετε στην τρέχουσα λειτουργία σας. Πού αποτυγχάνει η ροή εργασιών; Στην αποστολή, στην επιλογή (picking), στην τοποθέτηση (put away) ή κάπου αλλού; Καταγράψτε κάθε πρόβλημα που μπορείτε να εντοπίσετε. Μερικές φορές ενδέχεται να μη χρειάζεστε καθόλου εντατική αυτοματοποίηση. Μια βελτιωμένη διάταξη, σαφέστερες ετικέτες ή πρόσθετη εκπαίδευση θα μπορούσαν ήδη να επιλύσουν ένα μεγάλο μέρος των προβλημάτων σας. Αυτού του είδους η προετοιμασία θα σας βοηθήσει να αποφύγετε μεγαλύτερες παγίδες αργότερα.

Ενσωματώστε πρώτα ένα Σύστημα Διαχείρισης Αποθήκης

Προτού εισαγάγετε οποιαδήποτε ρομπότ ή ταινίες μεταφοράς, δημιουργήστε μια στέρεα βάση λογισμικού. Ένα καλό Σύστημα Διαχείρισης Αποθήκης (WMS) αποτελεί τον εγκέφαλο ολόκληρης της λειτουργίας σας. Σας ενημερώνει για τη θέση αποθήκευσης των ειδών, ποιες παραγγελίες πρέπει να επιλεγούν και τι πρέπει να αποσταλεί. Χωρίς ένα αξιόπιστο WMS, οι αυτοματοποιημένες σας συσκευές θα κινούνται απλώς χωρίς σκοπό. Ένα σύγχρονο WMS μειώνει τα ανθρώπινα λάθη παρέχοντάς σας πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο για το απόθεμα, τις παραγγελίες και την απόδοση των εργαζομένων. Για παράδειγμα, όταν σαρώνετε έναν γραμμικό κώδικα και το σύστημα επιβεβαιώνει αμέσως ότι επιλέξατε το σωστό είδος, τα λάθη επιλογής σχεδόν εξαφανίζονται. Ορισμένες επιχειρήσεις έχουν διαπιστώσει ότι ο συνολικός ρυθμός λαθών τους μειώθηκε σε περίπου πέντε τοις εκατό ή ακόμη και λιγότερο, μετά τη συνδυασμένη χρήση ενός WMS και μηχανοποιημένων συστημάτων. Αυτό αποτελεί πραγματική αλλαγή παιχνιδιού.

Τεχνολογία «Εμπορεύματα προς Ανθρώπους»

Φανταστείτε τον παλιό τρόπο επιλογής. Ένας εργαζόμενος περπατάει πέρα-δώθε σε μακρύς αγωγούς, ψάχνοντας προϊόντα σε ένα χάρτινο κατάλογο. Κουράζεται, χάνει τη συγκέντρωσή του και παίρνει λάθος αντικείμενο. Αυτό συμβαίνει συνεχώς. Η τεχνολογία «αγαθά προς τον άνθρωπο» ανατρέπει εντελώς αυτό το μοντέλο. Αντί να περιφέρεται ο άνθρωπος για να βρει τα αγαθά, τα αγαθά έρχονται στον άνθρωπο. Τα Αυτόματα Συστήματα Αποθήκευσης και Ανάκτησης φέρνουν τα δοχεία απευθείας σε ένα σταθερό σημείο επιλογής. Ο επιλέκτης παραμένει σε ένα σημείο και το σύστημα του λέει ακριβώς ποιο αντικείμενο να πάρει και σε ποια ποσότητα. Αυτή η προσέγγιση μειώνει σημαντικά τον απώλεια χρόνου λόγω περιπάτου και μειώνει ραγδαία τα λάθη. Στην πραγματικότητα, η τεχνολογία «αγαθά προς τον άνθρωπο» μπορεί να μειώσει τα λάθη επιλογής κατά περισσότερο από ενενήντα τοις εκατό. Ορισμένα συστήματα μπορούν ακόμη και να ανεβάσουν την ακρίβεια επιλογής πάνω από ενενήντα εννέα κόμμα πέντε τοις εκατό. Αυτό το επίπεδο ακρίβειας είναι δύσκολο να αμφισβητηθεί.

Προσθέστε Σάρωση Barcode και Επικύρωση σε Πραγματικό Χρόνο

Χωρίς καλή ορατότητα, απλώς μαντεύετε. Η χειροκίνητη καταγραφή και η παρακολούθηση με βάση το χαρτί αφήνουν πάρα πολύ μεγάλο περιθώριο για λάθη. Κάποιος καταγράφει λάθος αριθμό ή ξεχνά να ενημερώσει μια εγγραφή, και εξαφνικού οι απογραφές αποθέματός σας είναι όλες εσφαλμένες. Η σάρωση με barcode διορθώνει αυτό αμέσως. Κάθε φορά που ένα αντικείμενο λαμβάνεται, μετακινείται, επιλέγεται, συσκευάζεται ή αποστέλλεται, σαρώνετε τον barcode του. Το σύστημα ενημερώνεται αυτόματα. Δεν υπάρχει πλέον ανάγκη για μαντέψιμο, δεν υπάρχει ακατανόητη χειρόγραφη γραφή και δεν υπάρχουν ξεχασμένες καταχωρήσεις. Η επαλήθευση σε πραγματικό χρόνο σημαίνει ότι το σύστημα μπορεί να εντοπίσει ένα λάθος τη στιγμή που συμβαίνει. Όταν συνδυάσετε τη σάρωση με αυτοματοποιημένη λογιστική αποθήκης, τα δεδομένα σας παραμένουν ακριβή και τα λάθη σας γίνονται σπάνια. Ορισμένες αποθήκες έχουν επιτύχει ακρίβεια αποθεμάτων υψηλότερη του ενενήντα εννέα τοις εκατό χρησιμοποιώντας αυτήν την προσέγγιση.

Ξεκινήστε μικρά και επεκτείνετε σταδιακά

Οι άνθρωποι συχνά θέτουν φιλόδοξους και μεγάλους στόχους, για να απογοητευτούν στη συνέχεια όταν δεν μπορούν να τους επιτύχουν όλους ταυτόχρονα. Γι’ αυτόν τον λόγο, πρέπει να αποφύγετε την προσπάθεια να αυτοματοποιήσετε τα πάντα μέσα σε μία νύχτα. Αντ’ αυτού, επιλέξτε μία περιοχή του αποθηκευτικού σας χώρου που προκαλεί τα περισσότερα προβλήματα ή διαχειρίζεται αντικείμενα υψηλής αξίας και αυτοματοποιήστε πρώτα αυτήν την περιοχή. Δοκιμάστε την απόδοσή της, εντοπίστε και επιλύστε τα προβλήματα και εκπαιδεύστε την ομάδα σας στις νέες ροές εργασίας. Μόλις αποδείξετε ότι το σύστημα λειτουργεί, μπορείτε να επεκτείνετε την αυτοματοποίηση σε άλλες περιοχές. Αυτή η σταδιακή προσέγγιση μειώνει τον κίνδυνο και σας επιτρέπει να μαθαίνετε καθώς προχωράτε. Η αυτοματοποίηση δεν χρειάζεται να είναι μία ριψοκίνδυνη απόφαση «όλα ή τίποτα». Ακόμη και μικρά βήματα μπορούν να προσφέρουν πραγματικές βελτιώσεις αμέσως.

Εκπαιδεύστε Σωστά την Ομάδα σας

Η εκπαίδευση της ομάδας σας είναι απολύτως κρίσιμη. Οι εργαζόμενοί σας πρέπει να κατανοούν πώς λειτουργεί το νέο αυτοματοποιημένο σύστημα λογιστικής αποθηκών, πώς χειρίζονται τις εξαιρέσεις και πώς διαγνώσκουν και επιλύουν προβλήματα όταν προκύψουν. Πριν την ενεργοποίηση του συστήματος, διαθέστε πραγματικό χρόνο για εκπαίδευση. Δείξτε στους εργαζόμενους πώς το σύστημα επαληθεύει τις επιλογές, πώς σαρώνονται σωστά τα αντικείμενα και τι πρέπει να κάνουν όταν εμφανιστεί ένα σφάλμα. Εντάξτε τους από την αρχή. Όταν οι άνθρωποι κατανοούν τον λόγο πίσω από την αλλαγή, είναι πολύ πιθανότερο να την αποδεχθούν, αντί να την αντιστέκονται. Ορισμένες εταιρείες έχουν διαπιστώσει ότι η παροχή άμεσης ανατροφοδότησης στους εργαζόμενους μέσω τεχνολογίας βελτιώνει πράγματι τη συμμετοχή τους και τους καθιστά πιο προσεκτικούς.

Σχεδιάστε τη συντήρηση και τη συνεχή βελτίωση

Μην υποθέτετε ότι, αφού το σύστημα αυτοματοποιημένης λογιστικής αποθήκης σας είναι σε λειτουργία, θα παραμείνει τέλειο για πάντα. Αυτά τα συστήματα απαιτούν τακτική προσοχή. Ελέγξτε τον εξοπλισμό σας για φθορά και καταπόνηση. Ενημερώστε το λογισμικό σας όταν κυκλοφορούν νέες εκδόσεις. Αναθεωρήστε τα αρχεία καταγραφής σφαλμάτων για να εντοπίσετε επαναλαμβανόμενα μοτίβα. Ίσως μια συγκεκριμένη κατηγορία προϊόντων προκαλεί συνεχώς προβλήματα, ή ένα συγκεκριμένο σταθμός εργασίας παρουσιάζει υψηλότερο ποσοστό λαθών σε σύγκριση με άλλους. Η αυτοματοποίηση παράγει τεράστιες ποσότητες χρήσιμων δεδομένων, αλλά αυτά τα δεδομένα βοηθούν μόνο εάν τα εξετάζετε πραγματικά και αντιδράτε ανάλογα. Χρησιμοποιήστε αυτές τις πληροφορίες για να μειώνετε συνεχώς τα λάθη με την πάροδο του χρόνου. Η συνεχής βελτίωση δεν είναι απλώς ένας μόδιστος όρος· είναι ο τρόπος με τον οποίο επιτυγχάνετε μόνιμα αποτελέσματα.

Αξιολογήστε το Αποτέλεσμα και Αναγνωρίστε τις Επιτυχίες

Τέλος, παρακολουθήστε την πρόοδό σας. Πόσα λάθη επιλογής διαπράττατε πριν ξεκινήσετε; Πόσα διαπράττετε τώρα; Τι συμβαίνει με την ακρίβεια των αποθεμάτων; Με την ταχύτητα εκπλήρωσης των παραγγελιών; Καταγράψτε αυτούς τους αριθμούς πριν ξεκινήσετε και μετρήστε τους εκ νέου μετά την εφαρμογή. Το να βλέπετε μια συγκεκριμένη βελτίωση, όπως η μείωση των ποσοστών λαθών από πέντε τοις εκατό σε λιγότερο από ένα τοις εκατό, είναι εξαιρετικά ενθαρρυντικό για όλους στην ομάδα σας. Κοινοποιήστε αυτές τις επιτυχίες, αλλά συζητήστε επίσης και τις προκλήσεις. Ενημερώστε τους ανθρώπους ότι η σκληρή τους εργασία απέδωσε αποτελέσματα. Όταν μπορείτε να αναφέρεστε σε πραγματικά, μετρήσιμα αποτελέσματα, δημιουργείται ώθηση για μελλοντικές βελτιώσεις και όλοι νιώθουν ικανοποίηση για την προσπάθεια που κατέβαλαν.

Η εφαρμογή αυτοματοποιημένης λογιστικής αποθήκης δεν χρειάζεται να είναι εξοντωτική. Με μια στέρεα δομή, το κατάλληλο λογισμικό υπόβαθρο, έξυπνες επιλογές τεχνολογίας και μια ομάδα που γνωρίζει τι κάνει, μπορείτε να επιτύχετε μια δραματική μείωση των λαθών και των απωλειών. Οι πελάτες σας θα είναι πιο ευχαριστημένοι, οι λειτουργίες σας θα λειτουργούν ομαλότερα και θα σταματήσετε να σπαταλάτε χρήματα για προλήψιμα λάθη. Αυτός είναι ένας στόχος που αξίζει να δουλέψετε για να τον επιτύχετε.